Thorsten Radermacher im Januar 1999

Abteilungsberricht: "Die Vertriebsbuchhaltung"

Die Aufgaben der Vertriebsbuchhaltung

Bestimmte Hauptbuchkonten (z.B. Forderungen, Verbindlichkeiten, Löhne und Gehälter usw.) bedürfen einer näheren Erläuterung, die in der sogenannten Nebenbuchhaltung erfaßt werden. Aus den Sachkonten des Hauptbuches kann man beispielsweise nicht ersehen, wie hoch die Forderungen bzw. Verbindlichkeiten gegenüber einem einzelnen Kunden sind. Deshalb ist es unerläßlich, für jeden Kunden ein eigenes Personenkonto anzulegen, auf dem der gesamte Geschäftssverkehr zwischen Verlag und Leser festgehalten wird und das darüber hinaus dazu dient, die Zahlungen zu überwachen. So kann vermieden werden, daß sich bei einem Kunden unbemerkt große Außenstände ansammeln.

Die ordnungsgemäße Erfassung von Belastungen, Zahlungseingängen und Gutschriften auf den Debitorenkonten ist eine der wesentlichen Aufgaben der Vertriebsbuchhaltung. Darüber hinaus ist sie für den Bereich der Botenlohnabrechung verantwortlich. Man spricht hierbei von der Kontokorrentbuchhaltung.

Die Vertriebsbuchhaltung gliedert sich in folgende Bereiche:

1. Lastschrifteinzugsverfahren

2. Rechnungsstücke

3. Einzelverkauf

4. Botenlohnabrechnung

5. Geldverkehr

I. Die Vertriebsbuchhaltung/ LEV

Im LEV- Bereich der Vertriebsbuchhaltung werden verschiedene Kontenbereiche verwaltet. Es handelt sich hierbei im einzelnen um:

Kontenbereich 41 (auch D30- Stücke) = Befristete Dauerzahler

Kontenbereich 42 (L01- Stücke) = Lastschrifteinzugsverfahren

Kontenbereich 43 (D01- Stücke) = Dauerzahler

Kontenbereich 53 (E09- Stücke) = Geschäftsstellenzahler

I. Befristete Dauerzahler

Unter den befristeten Dauerzahlern verstehen wir Abos, die schon bei der Auftragserteilung für einen bestimmten Zeitraum befristet wurden und deren Berechnung im voraus erfolgt. Dies kommt insbesondere bei Geschenkabos vor.
Diese Zahlart wird es bald nicht mehr geben. Die restlichen Abos, die noch in dem Kontenbereich geführt werden, laufen demnächst aus.

II. Das Lastschrifteinzugsverfahren

Ein Großteil der Kunden nimmt heute das Lastschrifteinzugsverfahren in Anspruch. Hierbei erteilt der Abonnent dem Verlag eine Einzugsermächtigung, die diesen dazu berechtigt, in einem bestimmten Zahlungsrhythmus (jährlich, halbjährlich, vierteljährlich, monatlich), die Bezugsgebühren vom Konto des Lesers abzubuchen.

Das Lastschrifteinzugsverfahren bietet sowohl dem Verlag als auch dem Leser entscheidende Vorteile. Bei den Verlagen ist diese Zahlart besonders beliebt, weil die Bezugsgebühren pünktlich zum Anfang einer Zahlungsperiode eingehen. Es entstehen darüber hinaus sehr viel geringere Verwaltungskosten als beispielsweise bei der Zusendung von Rechnungen oder Daueraufträgen. Bei Bezugspreiserhöhungen ist der Verlag nicht wie bei Daueraufträgen darauf angewiesen, daß der Kunde persönlich bei seiner Bank den Abbuchungsbetrag erhöht.

Für den Leser andererseits ist es die kostengünstigste Art, sein Abonnement zu bezahlen, da die Verlage ihm Preisnachlässe in Form von Skonti gewähren, wenn er sich für das Lastschrifteinzugsverfahren entscheidet. Außerdem ist es als besonders unkompliziertes Zahlungsverfahren bei den Kunden beliebt.

III. Dauerzahler

Im Kontenbereich 43 werden die Abonnements geführt, die durch einen Dauerauftrag bezahlt werden. Das bedeutet, daß der Kunde seiner Bank den Auftrag erteilt, in einem bestimmten Zahlungsrhythmus einen gleich bleibenden Betrag an den Verlag zu überweisen.

Es entstehen hierbei erheblich höhere Verwaltungskosten im Vergleich zum Lastschrifteinzugsverfahren. Bei Bezugspreiserhöhungen kommt es außerdem häufig vor, daß Kunden vergessen, den Betrag dementsprechend zu erhöhen, so daß es daraufhin oft zu Differenzen kommt.

IV. Geschäftsstellenzahler

Kunden, die ihre Abogebühren gerne persönlich in ihrer Geschäftsstelle einzahlen, werden im Kontenbereich 53 geführt.

Die Bedeutung der Differenzenlisten

Eine der wesentlichen Aufgaben der Vertriebsbuchhaltung/ LEV ist es, die Zahlungseingänge für die oben aufgeführten Kontenbereiche zu überwachen. Sie dient als direkter Ansprechpartner für den Abonnenten, wenn er Fragen zu einer Abbuchung hat. Die Kontenführer bedienen sich dabei neben dem EVITA- System noch verschiedener EDV- Listen, die zu Beginn eines Monats erstellt werden.

Die sogenannten Differenzenlisten gehören zu den wichtigsten Handwerkzeugen des Kontoführers. Sie werden von der EDV für die Kontenbereiche 41, 43 und 53 erstellt und werden in einer Plus- und einer Minusversion an die VBU weitergeleitet. In der Plus-Liste sind die Abonnenten nach Geschäftsstellen geordnet mit ihren aktuellen Guthaben aufgeführt. Die Minus-Liste stellt in der gleichen Weise die jeweiligen Außenstände dar. Darüber hinaus enthalten die Differenzenlisten eine weitere Aufstellung, in der das gesamte Konto des Abonnenten dargestellt wird, so daß die einzelnen Buchungen detailiert nachvollzogen werden können.
Zur besseren Übersicht werden in den Differenzenlisten regelmäßig Eintragungen vorgenommen. Wechselt ein Kunde beispielsweise den Kontenbereich, da er von der Einzahlung in der Geschäftsstelle auf einen Dauerauftrag umsteigt, wird die daraufhin veranlasste Umbuchung in beiden betreffenden Listen vermerkt.

Als weiteres wichtiges Hilfsmittel dient der Vetriebsbuchhaltung die Aussetzerliste, in der die gesamten aktuellen Aussetzer mit Aussetzerzeiträumen und Gutschriftsbeträgen nach Geschäftsstellen geordnet aufgelistet sind.

Darüber hinaus erstellt die EDV zu jedem Mahngang ein Mahnjournal, in dem wiederum nach Geschäftsstellen geordnet die Abonnenten aufgelistet sind, die eine Mahnung erhalten haben. Hier kann man ebenfalls den Mahnstand ablesen.

Der Ablauf des Mahnverfahrens

Regelmäßig werden für die Kontenbereiche 43 und 53 Mahngänge durchgeführt. Kunden, die mit ihren Zahlungen im Rückstand liegen, werden durch Mahnungen über diese Außenstände informiert und gleichzeitig dazu aufgefordert, die Differenzen zu begleichen. Die Mahnungen werden in der EDV anhand der Eingaben in EVITA erstellt und an die Vertriebsbuchhaltung weitergeleitet.
Hier werden die Mahnungen zunächst auf ihre Richtigkeit hin überprüft. Daraufhin wird gezählt, wieviele Mahnungen welcher Art pro Geschäftsstelle angefallen sind. Man unterscheidet in erste, zweite und dritte Mahnung, der dann eine Zahlungsbefehl- Androhung folgt. Die Ergebnisse werden in einer Statistik festgehalten, die an die Vertriebsverwaltung sowie die Revision weitergeleitet wird.

Da es sich bei den Mahnungen häufig nur um kleine Beträge handelt, die beispielsweise durch eine Bezugspreiserhöhung entstanden sein können, werden die Mahnungen zunächst an die zuständigen Geschäftsstellen geschickt, die dann entscheiden, ob diese an die Kunden weitergeleitet werden.

Mit der dritten Mahnung kann das Abo gegebenenfalls von der Vertriebsverwaltung auf Boteninkasso (E01- Stück) umgestellt werden. Zu dieser Maßnahme wird allerdings erst dann gegriffen, wenn die Außenstände bereits zwei Monatsgebühren überschreiten. Die Bezugsgebühren werden dann für einen bestimmten Zeitraum von einem Inkassoboten an der Haustür abgeholt. Zeigt der Abonnent daraufhin die Bereitschaft, seine Bezugsgebühren zukünftig regelmäßig zu zahlen, kann das Abo wieder umgestellt werden.

Zahlt der Kunde aufgrund der dritten Mahnung immer noch nicht, so kommt es zur sogenannten Zahlungsbefehl- Androhung. Diese wird in der Vertriebsbuchhaltung eingehend auf ihre Richtigkeit überprüft. Handelt es sich bei den Außenständen um Minderbeträge, so wird dem Kunden die Zahlungsbefehl- Androhung nicht zugestellt. Hat er bis zum nächsten Mahngang seine Außenstände noch nicht beglichen, wird für ihn erneut eine erste Mahnung erstellt. Weist das Formular jedoch einen höheren Betrag aus, so wird dieser auf das Revierkonto der jeweiligen Geschäftsstelle umgebucht (Kontenbereich 40). Das Abo wird dann von der Vertriebsverwaltung eingestellt.

Als letzten Schritt wird man versuchen, die ausstehenden Forderungen über ein Inkasso- Institut einzutreiben. Bevor zu dieser Lösung gegriffen wird, hat der Vertriebs- Außendienst bereits eingehende Gespräche mit dem Abonnenten geführt. Sollte sich hierbei herausstellen, daß der Kunde dauerhaft zahlungsunfähig ist, da er beispielsweise arbeitslos geworden ist, wird die Zeitungsgruppe WAZ die Forderungen gegenüber dem Kunden fallen lassen und den ausstehenden Betrag ausbuchen. Man würde durch ein weiteres Vorgehen den Verdacht vermeintlicher Rücksichtslosigkeit und einen erheblichen Imageverlust riskieren.

Die Bearbeitung von Widersprüchen

Innerhalb einer sechswöchigen Frist kann der Kunde einer Lastschrift widersprechen. Der Betrag wird dann wieder vom Konto der VBU abgebucht. Zusätzlich belastet uns die Bank mit Gebühren (etwa 8 DM). In der Regel wird das Abo daraufhin automatisch von der EDV auf N12 (Boteninkasso) umgestellt.

Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen eine manuelle Umstellung nötig ist. Diese werden auf einer Fehlerliste aufgeführt. Abos müssen manuell umgestellt werden, wenn der von der Bank übertragene Datensatz einen Fehler aufweist (z.B. Kontenänderung oder fehlende Abonummer). Dieser Fehler muß zunächst in der VBU am PC korrigiert werden.

Ist das Abo auf N12 gestellt, wird automatisch in der EDV eine Inkasso-Quittung ausgedruckt, durch die der Inkassobote informiert wird, welchen Betrag er beim Kunden kassieren muß. Ab jetzt wird der Bote monatlich beim Kunden Bezugsgebühren kassieren, solange dieser uns nicht entweder eine neue Einzugsermächtigung erteilt oder uns mitteilt, daß er ab jetzt per Rechnung oder in der Geschäftsstelle bezahlen möchte.

Bearbeitung von Rückzahlungen

Für Abbucher-Kunden, die ihr Abo gekündigt haben, aber schon für einen gewissen Zeitraum im voraus belastet wurden, werden in der Vertriebsbuchhaltung/ LEV regelmäßig Rückzahlungen durchgeführt. Die zuviel gezahlten Abogebühren werden dem Kunden gutgeschrieben.

Die Geschäftsstellen schicken der VBU EVITA-Hardcopys des eingestellten Abos mit der Bitte, eine Gutschrift für zuviel gezahlte Abogebühren zu erstellen. Die VBU prüft daraufhin, für welchen Zeitraum der Kunde eine Gutschrift erhält. Es muß dabei darauf geachtet werden, ob der Abonnent zuletzt vor oder nach einer Bezugspreiserhöhung belastet worden ist. Außerdem müssen der Zahlungsmodus und die damit verbundenen Skonti in der Berechnung berücksichtigt werden.
Wird ein Abo innerhalb eines laufenden Monats eingestellt, so werden die Bezugsgebühren ab dem Datum der Einstellung rückvergütet. Wir gehen dabei von durchschnittlich 25 Liefertagen pro Monat aus. Obwohl der Oktober beispielsweise 27 Liefertage hat, werden nur 25 Tage gutgeschrieben.

Die errechneten Gutschriftsbeträge werden auf dem jeweiligen Hardcopy vermerkt. Sind alle Rückzahlungen berechnet, so können sie in EVITA gebucht werden. Danach wird in der EDV eine Vorabstimmung angefordert. Hier sind alle eingegebenen Rückzahlungen nach Belegnummern geordnet (Belegart 8036= Rückzahlung). Es wird überprüft, ob alle Gutschriften ordnungsgemäß erfaßt wurden. Hierzu werden die auf den Hardcopys vermerkten Beträge addiert. Sie müssen mit der Summe auf der Vorabstimmung übereinstimmen. Ist die Vorabstimmung korrekt, kann in der EDV die endgültige Auflistung der Rückzahlungen erstellt werden.

Manuelle Einzüge

Erteilt uns ein Kunde eine Einzugsermächtigung, nimmt er an, daß wir die Abogebühren ab sofort automatisch von seinem Konto einziehen. Für die datenmäßige Erfassung des Lastschrifteinzuges benötigen wir jedoch eine Anlaufzeit von etwa vier Wochen. Während dieser Zeit können wir die Bezugsgebühren manuell über das Bankprogramm "Peceflux" abbuchen.

Die Daten des Kunden (Name, Bankleitzahl, Kontonummer und Abbuchungsbetrag) werden eingegeben. Über das hausinterne Netzwerk holt sich die Hauptkasse die hierdurch erstellte Datei nun auf ihren PC und leitet sie online an die zuständigen Banken weiter.

Die Bearbeitung von Buchungsbelegen

Richtigkeit und Vollständigkeit von Buchungen lassen sich nur anhand entsprechender Belege nachweisen. Gemäß den "Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung" (GoB) müssen deshalb sämtliche Buchungen jederzeit anhand von Buchungsbelegen nachprüfbar sein.

Die Buchführung gilt erst dann als ordnungsgemäß, wenn sie so beschaffen ist, daß sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens geben kann (§ 238 HGB). Deshalb gilt als Grundsatz für die Arbeit in der Buchhaltung: Keine Buchung ohne Beleg.

Man unterscheidet in Eigenbelege, die im Unternehmen selbst erstellt werden und Fremdbelege, die von außen in das Unternehmen gelangen (z.B. Eingangsrechnungen). Eigenbelege können von den Geschäftsstellen ausgestellt werden, z.B. wenn die Zeitung nicht ordentlich geliefert wurde und der Kunde eine Gutschrift erhält. Die Belege werden an die VBU weitergeleitet, wo die Buchung durchgeführt wird.

Aber auch die VBU selbst erstellt täglich Buchungsbelege. Z.B. wenn Umbuchungen durchgeführt werden, wenn ein Kunde den Kontenbereich wechselt oder Beträge ausgebucht werden, falls ein Kunde dauerhaft zahlungsunfähig wird oder verstorben ist. In jedem Fall sind die Buchungsbelege genau auf ihre sachliche Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu überprüfen. Es ist darauf zu achten, daß die angegebenen Kontierungen, die in den einzelnen Kontenbereichen unterschiedlich sein können, korrekt eingetragen sind. Außerdem ist es wichtig, daß die auf dem Beleg vermerkte Anzahl der Stellen eingehalten wird (eine Abonummer muß deshalb immer acht Stellen haben). Insbesondere wenn die Belege zur Buchung an eine Fremdfirma weitergeleitet werden, kann es sonst zu Konflikten kommen.

Handelt es sich bei der Buchung um eine Gutschrift, muß als nächstes der Grund ermittelt werden. Dieser kann in EVITA anhand des Kunden-Kontos nachvollzogen werden. Gutschriften werden beispielsweise gewährt, wenn es erhebliche Probleme bei der Zeitungszustellung gegeben hat. Dem Abonnenten wird in diesem Fall ein bestimmter Betrag für nicht gelieferte Zeitungen erstattet.

Die Buchung kann jetzt in EVITA ausgeführt werden. Umbuchungen in verschiedenen Kontenbereichen können allerdings noch nicht in der VBU verbucht werden. Diese Buchungsbelege werden an eine Fremdfirma weitergeleitet, die die Beträge einbucht.

Nachdem die Buchung durchgeführt und noch einmal überprüft wurde, wird für jeden Kontenbereich zu dem jeweiligen Buchungsdatum eine Geldverkehrsabstimmung ausgefüllt. Hier wird aufgeführt, auf welchem Konto welcher Betrag im Soll oder Haben gebucht wurde.

II. Die Vertriebsbuchhaltung/ Rechnungsstücke

In der Abteilung Rechnungsstücke werden die Kunden betreut, die vom Verlag eine Rechnung zugeschickt bekommen. Die Rechnungsstücke werden im Kontenbereich 44 verwaltet.

Die maschinelle Rechnungsschreibung

Grundlage einer jeden Rechnungsschreibung durch die EDV ist der Stammsatz. Dieser wird von den Geschäftsstellen bzw. dem Postvertrieb angelegt, wenn ein Kunde ein neues Abonnement bestellt. Folgende wichtige Daten sind im Stammsatz hinterlegt:

- Abo- Nummer
- Name und Anschrift
- Ort
- Reviernummer
- Zahlungsmodus (monatlich, ¼-jährl., ½- jährl. oder jährlich)
- Ausgabennummer
- Stückzahl
- Lieferbeginn
- MWSt- Kennzeichen
- Rechnungskennziffer
- Firmennummer

Bevor die Rechnungen in der EDV ausgedruckt werden, wird zunächst das sogenannte Rechnungsausgangsbuch erstellt. Das Rechnungsausgangsbuch ist nach Firmennummern geordnet. Die wichtigsten Informationen sind die Rechnungsnummer (auch X- Nummer) und das Berechnungsdatum sowie natürlich die Rechnungsbeträge. Außerdem sind die Mehrwertsteuer und der Berechnungszeitraum abzulesen.

Die Kontenführer haben nun die Aufgabe, die Rechnungsbeträge auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Dies kann aufgrund der Fülle der Rechnungen nur stichpunktartig geschehen. Insbesondere hohe Beträge und Aussetzergutschriften sollten in EVITA nachgeprüft werden. Wird die Rechnungsschreibung von der VBU bestätigt, werden in der EDV die Rechnungen ausgedruckt. Sogenannte Normalrechnungen, auf denen verschiedene Abo- Nummern unter
einer Firmennummer aufgeführt sein können, die aber auf einem Rechnungsformular Platz finden, werden sofort an die Kunden geschickt.

Rechnungen, die über mehrere Seiten gehen (Übertragsrechnungen) oder Mehrfachrechnungen, bei denen der Kunde die Rechnung in mehrfacher Ausfertigung wünscht, werden zunächst an den zuständigen Kontenführer weitergeleitet, da diese einer weiteren sorgfältigen Prüfung unterzogen werden.

Das gleiche gilt für Rechnungen mit verschiedenen Lieferanschriften, Haben- und Nullrechnungen sowie manuellen Abbuchern.

Manuelle Einzüge bei Rechnungsstücken

Auch im Bereich der Rechnungsstücke werden manuelle Einzüge vorgenommen. Dies ist notwendig, wenn ein Kunde, der über den Postvertrieb ein sogenanntes Sonderstück bezieht, eine Abbuchung von seinem Konto wünscht. Unter Sonderstücken verstehen wir Teilabonnements. Der Kunde abonniert die Zeitung hierbei nur für bestimmte Wochentage. Bislang ist es nicht möglich, die Bezugsgebühren für Sonderstücke im LEV einzuziehen.

Mit der Rechnungsschreibung wird für diese Kunden in der EDV zunächst eine Rechnung ausgedruckt. Diese wird an die VBU weitergeleitet, wo über das "Peceflux"- Bankprogramm eine manuelle Lastschrift erstellt wird. Wiederum holt sich die Hauptkasse die Datei auf ihren PC und gibt sie online an die Banken weiter, die die Überweisung veranlassen.

Die Offene Posten- Liste

Einmal im Monat nach der Rechnungsschreibung erhält die VBU/ Rechnungsstücke die Offene Posten- Liste, kurz OP-Liste. Sie ist das wichtigste Instrument des Kontenführers im Bereich der Rechnungsstücke.
Die OP- Liste ist alpha-numerisch geordnet. Es sind die aktuellen Verbindlichkeiten aller Kunden gegenüber dem Verlag abzulesen. Außerdem ist auch in der OP- Liste die Rechnungsnummer abzulesen, so daß Zahlungen unproblematisch zuzuordnen sind.

Die Aufgabe des Kontenführers ist es, die Beträge zu überprüfen, wobei er insbesondere auf Guthabenbeträge sowie hohe Soll- Salden achtet. Guthaben können beispielsweise entstehen, wenn ein Kunde seiner Bank einen Dauerauftrag erteilt hat, sein Abonnement aber bereits eingestellt ist. In diesem Fall wird von der VBU eine Umbuchung an das Revierkonto der Geschäftsstelle durchgeführt. Bei Guthaben kann es sich andererseits auch um Vorauszahlungen oder Aussetzergutschriften handeln. In jedem Fall wird in der OP-Liste schriftlich festgehalten, wie es zu dem Guthaben kommt.

Anhand der OP- Liste läßt sich die Zahlungsmoral des Kunden ablesen. Es ist genau zu sehen, in welchen Zeiträumen der Kunde belastet wurde und wann Zahlungseingänge eintrafen.

Die Information über die Zahlungsmoral ist besonders wichtig, wenn es um die Versendung von Mahnungen geht. Es kann z.B. vorkommen, daß ein Kunde so viele Zeitungsexemplare bestellt, daß bereits eine nicht pünktlich bezahlte Rechnung zu beträchtlichen Außenständen führt. In der Regel sind diese Kunden dem Kontenführer bekannt. Ist bei diesen Kunden erfahrungsgemäß mit einer regelmäßigen Begleichung der Forderungen zu rechnen, sollte die Mahnung zurückgehalten werden.

Die Versendung von Mahnungen im Kontenbereich 44

Auch für die Rechnungsstücke werden die Mahnungen in der Regel monatlich versendet. Diese werden in der EDV erstellt und an die VBU/ Rechnungsstücke weitergeleitet. Im Gegensatz zum LEV- Bereich entscheiden hierbei nicht die Geschäftsstellen, welche Mahnungen an den Kunden weitergeleitet werden. Diese Aufgabe übernehmen die Kontenführer, die die Mahnungen auf ihre Richtigkeit hin prüfen und wie oben beschrieben gegebenenfalls aussortieren. Die Geschäftsstellen erhalten zur Information sog. Mahnstreifen.

Eine weitere Besonderheit im Bereich Rechnungsstücke ist, daß lediglich zwei Mahnungen direkt an den Kunden gehen. Die dritte und vierte Mahnung erhalten die Geschäftsstellen in Form von OP- Streifen. Der Außendienst wird versuchen, die Forderung zu kassieren.

III. Die Vertriebsbuchhaltung/ Einzelverkauf

Die VBU/ EV bearbeitet im Kontenbereich 48 die Lieferungen an Kunden, die die Tageszeitungen der Zeitungsgruppe WAZ sowie den Rhein-Ruhr-Markt über den Einzelverkauf vertreiben.

Hierbei handelt es sich um Grossisten, Bahnhofsbuchhandlungen, Hotels, Fluggesellschaften, den Automaten- und Abendverkauf sowie die Geschäftsstellen, in denen bei der täglichen Kassenabstimmung Quittungen für über den EV verkaufte Zeitungsexemplare ausgestellt werden.

Die besondere Stellung des Einzelverkaufs ergibt sich aus dem Remissionsrecht der Grossisten, Einzel- und Bahnhofsbuchhändler. Das Remissionsrecht gibt diesen Kunden die Möglichkeit Zeitungen, die während des Angebotszeitraums nicht verkauft werden konnten, gegen Erstattung des Einkaufspreises an den Verlag zurückzugeben. Da Hotels und Fluggesellschaften die Zeitungen als Serviceleistung anbieten, haben diese kein Remissionsrecht.

Jeder Kunde erhält monatlich:

- eine Rechnung
- den Rechnungsanhänger
- eine Remissionsgutschrift sowie eventuell
- eine Stückzahlgutschrift

Die Belastung erfolgt zum Monatsletzten für den zurückliegenden Monat. Auf dem Rechnungsanhänger ist angegeben, an welchem Tag wie viele Zeitungsexemplare geliefert wurden. Die Remissionsgutschrift enthält alle bis zum Zeitpunkt der Rechnungsschreibung gemeldeten Remittenden.

Mittlerweile hat sich das körperlose Remissionsverfahren durchgesetzt. Die Remissionsgutschrift erfolgt hierbei aufgrund der Auswertung von Warenflußprotokollen.

In ihm wird der Warenfluß vom Verlag über den Grossisten zum EH und der Rückfluß der Remittenden zum Grossisten festgehalten. Der Grossist kann gegenüber dem Verlag nachweisen, wieviele Exemplare einer Ausgabe als Remission angefallen sind. Die Objekte werden direkt vom Grosso vernichtet.

Mit der Rechnung wird gegebenenfalls eine Stückzahlgutschrift über als fehlend gemeldete Exemplare ausgestellt.

IV. Die VBU/ Botenlohnabrechung

Die wesentliche Aufgabe der Abteilung Botenabrechnung ist es, die monatlichen Lohnabrechnungen für die Zusteller der Zeitungsgruppe WAZ zu erstellen.

Bei der Neueinstellung eines Zeitungsboten wird in der Geschäftsstelle eine Botenveränderungsmitteilung ausgestellt, die neben den allgemeinen Angaben zur Person des neuen Zustellers die Personalnummer, das Eintrittsdatum, die Bankverbindung sowie Steuer- und Versicherungsmerkmale enthält. Die Botenveränderungsmitteilung wird gemeinsam mit der Lohnsteuerkarte und dem Versicherungsausweis an die VBU geschickt.
Bei ausländischen Boten ist darüber hinaus zwischen EG- Ausländern zu unterscheiden, die eine Kopie ihrer Aufenthaltsgenehmigung einreichen müssen und Ausländern außerhalb der EG, die zusätzlich noch eine Arbeitserlaubnis nachweisen müssen.

Bei der Abrechnung ist es wichtig, die verschiedenen Steuerklassen zu unterscheiden:

Steuerklasse I = ledig oder geschieden
Steuerklasse II = wie St.-Klasse I mit einem gemeldeten Kind
Steuerklasse III = verheiratet (Hauptverdiener)
Steuerklasse IV = verheiratet (beide Partner verdienen in etwa gleich viel)
Steuerklasse V = verheiratet (geringeres Einkommen zu St.- Klasse III)
Steuerklasse VI = Nebentätigkeit oder keine Lohnsteuerkarte abgegeben

Ehepaare, die in der St.- Klasse III erfaßt werden, unterliegen dem geringsten Steuersatz. Sollten beide Ehepartner berufstätig sein, wird der Partner mit dem höheren Einkommen in St.- Klasse III versteuert, der Partner mit dem geringeren Einkommen muß den höheren Satz der Klasse V abführen. Verdienen beide annähernd gleich viel, wird jeweils die St.- Klasse IV angewendet. In der Steuerklasse VI kommt der höchste Steuersatz zum Tragen. Dieser wird auf Einkommen aus einer Nebentätigkeit angewendet oder wenn keine Lohnsteuerkarte eingereicht wurde.

In Absprache mit dem Zusteller kann eine Pauschalversteuerung vereinbart werden. Laut den gesetzlichen Bestimmungen gilt diese nur bis zu einem Einkommen von 630 DM. Um zu vermeiden, daß Zusteller diese Grenze durch eventuelle Nachtzuschläge oder Sondervergütungen (z.B. zusätzliches Austragen von Prospekten) überschreiten, hat die WAZ eine interne Höchstgrenze von 570 DM festgelegt. Bei der Pauschalversteuerung muß der Arbeitgeber für die Lohn- und Kirchensteuer aufkommen. Der Arbeitnehmer ist als geringfügig

Beschäftigter versicherungsfrei. Er hat andererseits auch keine Leistungen aus der Sozialversicherung zu erwarten.

Bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmer übernimmt der Arbeitgeber 50 % der Kosten für Kranken-, Pflege-, Renten-, und Arbeitslosenversicherung. Im Krankheitsfall ist der Arbeitgeber zu einer Lohnfortzahlung bis zu 42 Tagen verpflichtet. Danach tritt die Krankenkasse ein. Die Krankenkassen treten nicht bei Rentnern ein, die nur einen ermäßigten Beitrag leisten müssen.

Bei Mehrfachbeschäftigung darf man in der Nebentätigkeit bis zu einem Sechstel der Summe aus Haupt- und Nebenverdiensten versicherungsfrei beziehen.

Der Gesamtlohn des Boten ergibt sich aus der Anzahl der gelieferten Zeitungen und dem festgelegten Stücklohn. Dazu kommen Nachlieferungen, Nachtzuschläge und sonstige Leistungen. Die in der EDV erstellten Monatsabrechnungen werden in der VBU noch einmal geprüft und korrigiert, bevor sie an die Zusteller verschickt werden.

V. Die Vertriebsbuchhaltung/ Geldverkehr

Die VBU/ Geldverkehr erhält sämtliche Buchungsbelege, die von den Kontenführern erstellt werden. Die Soll- und Haben-Beträge müssen auf sogenannten Abstimmblättern eingetragen werden. Bei Evita- Buchungen werden diese direkt vom Kontenführer erstellt. Erfolgt die Eingabe über eine Fremdfirma, wird das Abstimmblatt von der VBU/ GV ausgefüllt. Buchungen, die an ein und demselben Tag im gleichen Kontenbereich unter der gleichen Belegart verbucht werden, können auf einem Abstimmzettel zusammengefaßt werden.
Die Buchungsbelege werden gemeinsam mit den Abstimmzetteln zur Dateneingabe weitergeleitet und nach erfolgter Eingabe wieder an die VBU zurückgeschickt.

Anhand der Abstimmblätter und den täglich in der EDV erstellten Geldverkehr- Journalen, wird nun die Geldverkehrsabstimmung durchgeführt. Die GV- Journale enthalten nach Kontenbereichen getrennt alle Soll- und Habenbuchungen, die an einem Tag für die einzelnen Belegarten durchgeführt wurden. Darüberhinaus gibt es ein Summenblatt auf dem unabhängig von den jeweiligen Kontenbereichen die gesamten Soll- und Habenbeträge aufgeführt sind. Bei den GV- Journalen unterscheidet man die Kartenarten 1 und 2. Auf den Journalen der Kartenart 1 werden Datenträger der Banken sowie die Einzahlungen der Geschäftsstellen erfaßt. Bei der Kartenart 2 muß über einen Buchungsbeleg eine manuelle Buchung erfolgen.

Bei der Geldverkehrsabstimmung kommt es darauf an, daß die Beträge des Summenblattes mit den Abstimmblättern übereinstimmen. Eventuelle Eingabefehler werden hierbei entdeckt. Ist die Abstimmung korrekt, werden die Buchungsbelege und GV- Journale an die zuständigen Bereiche der VBU weitergeleitet, bzw. direkt in der VBU/ GV abgelegt.

Der Kontenbereich 46: Irrläufer

Belege, auf denen die Anschrift des Kunden, die Kontennummer, die Firmen- oder die Abonummer fehlen oder nur unvollständig angegeben sind, werden als "Irrläufer" im Kontenbereich 46 erfaßt. Die VBU/ GV vesucht nun zunächst über Evita die fehlenden Daten zu finden. Ist dies nicht möglich, muß die Person mit Hilfe der Geschäftsstelle oder des jeweiligen Geldinstitutes ermittelt werden. Ist die Herkunft des Betrages geklärt, wird eine Umbuchung auf das richtige Konto vorgenommen.

Fehlermeldungen

Wurde ein Bank- oder ein Buchungsbeleg falsch ausgefüllt oder ist es zu einem Eingabefehler gekommen, wird der Betrag automatisch vom System in den Kontenbereich 49 gebucht. Der Betrag wird dann gemeinsam mit einer Fehlerkennung auf einem Fehlerprotokoll aufgeführt. Jetzt wird der Beleg aus der Ablage herausgesucht und der Fehler durch Vergleichen der Unterlagen ausfindig gemacht. Fehlerprotokolle können beispielsweise dadurch entstehen, daß die auf dem Buchungsbeleg vorgegebenen Stellen nicht eingehalten, ein falsches Datum oder eine nicht existierende Reviernummer eingetragen werden. Deshalb ist es wichtig, die Belege gewissenhaft zu prüfen, bevor sie zur Eingabe kommen.
Ist der Fehler ermittelt, wird wie bei den Irrläufern eine Umbuchung auf das richtige Konto durchgeführt.